Nieuws & Blog

Een toelichting op horizontaal toezicht, raamwerk, werkprogramma's en AOIC

Tijdens de HIT gebruikersgroepbijeenkomst d.d. 14 september 2011 gaf Drs. Pieter de Kok RA (Coney) gaf een praktijkgerichte toelichting op het tax control framework (TCF), werkprogramma’s en AOIC. Daarnaast zette hij, op zijn kenmerkende wijze, ook een kritische noot bij het horizontaal toezicht. Hieronder volgt een verslag.


 

De rode draad van de werkzaamheden bij Coney ligt bij data-analyse. Dat past perfect bij het gegeven van een tax control framework (TCF) en horizontaal toezicht. De Kok mocht recent het nieuwe jaar openen van de accountancy- avondopleiding in Den Haag, waarbij het thema was: 'horizontaal toezicht: high trust'. "Wij als Coney laveren tussen de partijen die met (horizontaal) toezicht zijn begonnen (AFM, OPTA, etc.), de ondernemers en de toezichthouders. Onze twee takken van sport daarbinnen betreffen enerzijds het neerzetten van het control framework en anderzijds aan de slag gaan met data-analyse. Persoonlijk ben ik nog wat sceptisch ten aanzien van horizontaal toezicht. Voornamelijk in de zin van: is horizontaal wel horizontaal en niet af en toe gewoon verticaal doorpakken? Natuurlijk gaat het over high trust, over vertrouwen en aan de voorkant met elkaar afspraken maken, maar het kan niet anders dan dat je als toezichthouder ook heel hard moet kunnen doorpakken en op transactieniveau daadwerkelijk moet kunnen zien wat er gebeurt."

FISCAAL INTERMEDIAIR – TCF & CLOSE THE LOOP

Coney heeft haar eigen control framework ingericht onder de AFM. De Kok ziet veel parallellen met horizontaal toezicht. "Wat mij betreft zijn er binnen dit spanningsveld twee dynamieken en dat zijn je eigen verantwoordelijkheden rondom een control framework voor je organisatie, in relatie tot hetgeen wat er op projectniveau gebeurt."

WAT BETEKENT HET TCF VOOR JULLIE EN WAT BETEKENT HET STRAKS VOOR JULLIE CLIËNTEN?

De Kok: "Tools en techniek in de zin van documentatie zijn wat mij betreft de kernbegrippen. Als je nu kijkt naar de verwachtingen binnen een control framework, dan zou ik verwachten dat jullie alles digitaal gaan vastleggen. Dit is niet wereldschokkend en waarschijnlijk wat je als professional al zou willen."

WAT IS UW 'TONE AT THE TOP', WAT IS UW VISIE?

"Wat wij volledig hebben geautomatiseerd, is in ieder geval:

  • een beschrijving van onze cliëntenacceptatie;
  • risico-identificatie op cliëntniveau;
  • het afstemmingsproces intern en met onze klanten;
  • het escalatieproces richting AFM en fiscus;
  • Het definiëren van het 'fiscale bewustzijn', wat zijn je normen en waarden? In het interview met Ton Meenhuis (zie pagina 4, red.) vinden we hiervan een mooi voorbeeld. Die meneer vertelt dat hij geen klanten wil accepteren die een bepaalde hoeveelheid transacties nog in cash heeft. Daar heeft hij een keuze in gemaakt en van die klanten heeft hij afscheid genomen.
  • Een belangrijk aspect qua vastlegging, qua documentatie en het transparant maken (want daar komt het eigenlijk op neer), is de kracht van de eigen interne organisatie. Wat doen jullie als er overtredingen plaatsvinden? Dat soort aspecten moeten worden vastgelegd. Waar het in feite op neerkomt is het transparant maken, het documenteren.
  • Zorgen dat er een audit trail is. Als er een issue is geweest met een klant over de tax positie, kan dan achteraf vastgesteld worden of het transparant is gemaakt en/of er afstemming is geweest? Het digitaliseringstraject wordt ondersteund met voldoende tools en technieken.

Het updaten, toetsen, onderhouden en delen bevat de kern van het implementeren, benadrukt de Kok. Het gaat niet om het eenmalig neerzetten van het raamwerk, maar het continu onderhouden van dit raamwerk. "De valkuil bij toezichtprojecten is dat het fantastisch wordt neergezet, maar uiteindelijk gaan de mensen weer terug naar hun eigen omgeving. Het wordt losgelaten en het raamwerk werkt niet, omdat het niet wordt onderhouden en ondersteund."

CLIËNTNIVEAU

"Wat ik zou verwachten op cliëntniveau:

  • Een hele heldere identificatie van fiscale risico's wat betreft uw eigen cliënten.
  • Een koppeling van fiscale risico's aan maatregelen van interne beheersing. Wat doet de cliënt er eigenlijk zelf aan?
  • Het toetsen op naleving van de regelgeving, de werking van maatregelen van interne beheersing.
  • Het continu herijken en meedenken met de klant over nieuwe risico's.
  • Het daadwerkelijk kijken en rapporteren of het risico zich voordoet. Daar geldt ook weer voor: het transparant maken van risico's, het transparant maken wat je met de klant hebt besproken, het vastleggen daarvan en het communiceren richting de fiscus."

WAAR KOMT HET OP NEER?

De Kok: "Waar het uiteindelijk op neerkomt ( en dat is eigenlijk een herhaling van zetten) is de vraag of het proces is gedocumenteerd, geïmplementeerd, geautomatiseerd en of er een audit trail is. Een goed voorbeeld is wat dat betreft hoe wij drie jaar geleden met de AFM aan de slag gingen met ons eigen controle raamwerk, met als tool AOIC.NL, waarin we het hele raamwerk hebben gedocumenteerd. Alle stappen die we doen, vanaf het werkprogramma tot dossiervoering, vaktechnische issues tot discussiepunten die we met onze klanten hebben, alles wordt wat dat betreft volledig gedigitaliseerd. Het wordt vastgelegd, we maken het transparant en delen het in dit geval met de AFM."

"Tot slot, ben ik sceptisch, heb ik vragen? Jazeker, ik ben zeker sceptisch of horizontaal wel daadwerkelijk horizontaal is. Hetgeen wat ik hier eigenlijk bedoel over cliëntacceptatie, beschrijven van processen, kennis delen met je mensen, issues delen met klanten, etc. Is dat nou echt horizontaal toezicht of is dat gewoon puur hetgeen wat we eigenlijk al lang hadden moeten doen? Wat is de norm waar we naartoe moeten werken en hoe kan je dat vervolgens toetsen richting de fiscus? Wat mij betreft moeten dat soort vragen aan bod komen. Als we zaken gaan vastleggen, dan is de vraag tot welk niveau en wat doet de fiscus daarmee? In welke mate moet er gerapporteerd worden? Het is continu anders, er is nooit een definitie, nooit een norm, maar altijd veel gesteggel."

"Ik ben nog op zoek naar het definitieve antwoord op de vraag: Wat is horizontaal toezicht? Is het niet gewoon toezicht, hier en daar horizontaal en als het fout gaat gewoon verticaal? We hebben het over vertrouwen, afspraken vooraf, minder controles achteraf, allemaal fantastisch, maar dat zou je eigenlijk al in zekere mate willen hebben. Wat betekent horizontaal toezicht los van processen, techniek en digitalisering, want als dat het is dan zou ik heel teleurgesteld zijn. Daarom ben ik heel benieuwd wat het dan wel is."